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Wie man die richtigen Mitarbeiter einstellt

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Recruiting Interview mit Jonathan Schneidemesser von BODYMEDIA

Geeignete Mitarbeiter zu finden gehört zu den schwierigsten Aufgaben des Managements. Glückli­cherweise kann man das lernen und über die Jahre hinweg Erfahrungen sammeln. Worauf vor allem zu achten ist, weiß Francisco J. Fiala, der als Management Consultant in der Gesundheitsbranche tätig ist.

BODYMEDIA: Die Personalfindung wird für Unternehmen immer schwie­riger. Welchen Herausforderungen se­hen sich Unternehmen im allgemeinen, und Physiopraxen im Speziellen, heut­zutage ausgesetzt?

Francisco J. Fiala: Es gibt einige Fak­toren, die den gesamten Arbeitsmarkt betreffen und damit auch die Physio-und Gesundheitsbranche. Da sehe ich einerseits den Kultur- und Wertewan­del, der unter dem Stichwort VUKA (Volatilität, Unsicherheit, Komplexität, Ambiguität) zusammengefasst werden kann. Hinzu kommen die Themen Digi­talisierung, die nun richtig Fahrt aufge­nommen hat, und last but not least das Thema Generation Y.  Letzteres ist ein ganz besonders span­nendes Thema und für mich der wich­tigste Aspekt bei der Auswahl des pas­senden Personals. Für diese Menschen ist es häufig nicht mehr das Wichtigste, alles einer Karriere unterzuordnen. Vie­le sind außerdem von der Vielfalt der Optionen, was die Berufswahl angeht, einfach überfordert, weil der Weg der Eltern nicht mehr als Vorbild taugt. Berufliche Unsicherheit bspw. durch befristete Verträge sind leider für vie­le Arbeitnehmer bittere Realität. Das führt dazu, dass sich die Generation Y stärker auf Werte und Motive eines Unternehmens konzentriert und viel mehr hinterfragt als andere Generationen vor ihnen. Darauf haben sich viele Unternehmen noch nicht richtig einge­stellt und folglich prallen dann Welten aufeinander.


BODYMEDIA: Führen diese Faktoren dazu, dass viele Unternehmen nach wie vor Mitarbeiter einstellen, die nicht zu 100 % zum Unternehmen passen?

Francisco J. Fiala: Ich meine ja. Es scheint in vielen Fällen zumindest wie ein Glücksspiel. Die Suche nach der bestmöglichen Passung ist ein auf­wendiger, vielschichtiger (komplexer) Prozess. Wenn vermeintlich viele (sub­jektive) Kriterien übereinstimmen, wird die Person eingestellt. Meistens wird das Problem dabei nur kurzfristig ge­löst. Ich denke, das Bewusstsein für die Notwendigkeit eines professionel­len Recruitings und professionellen Auswahlverfahrens ist in vielen Unter­nehmen nicht zu 100 % vorhanden. Zudem wird der Arbeitsmarkt in der Physiotherapie immer enger. Geringere Möglichkeiten bei der Personalauswahl und hoher Zeitdruck führen schnell zu Kompromissen. Statt proaktiver Per­sonalplanung kann nur noch reagiert werden. Und wenn jemand mal ausfällt, fällt alles in sich zusammen. Dabei wird die eigentliche Qualität der Mitarbeiter für das Unternehmen oft vernachläs­sigt, da nicht klar genug herausgear­beitet wurde, wo die eigentlichen Kom­petenzen des Mitarbeiters liegen.


BODYMEDIA: Stichwort Qualität. Wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, sagt man schnell, dass er nicht der Richtige war und es einfach nicht gepasst hat. Machen es sich die Unternehmen da etwas zu einfach?

Francisco J. Fiala: Meiner Ansicht nach verwendet man zu wenig Zeit bei der Auswahl der Mitarbeiter. Bei der Eingangsdiagnostik machen sich Unternehmen nicht genügend Gedan­ken, für welchen Bereich sie Mitarbei­ter suchen bzw. welche Fähigkeiten konkret vonnöten sind, und arbeiten bei der Suche dann mit Etiketten. Das sind Merkmale wie „dynamisch“ oder auch „belastbar“. Aber was bedeutet das genau? Darauf bekommt man von unterschiedlichen Menschen verschie­dene Antworten. Es sind also keine trennscharfen Begriffe, die eindeutig definiert wären. Dann stellt sich die Fra­ge, ob man wirklich jemanden mit die­sen Merkmalen braucht oder das nur glaubt. Sonst stellt man fest, dass man sich jemanden ins Unternehmen geholt hat, der nicht die gewünschten Voraus­setzungen erfüllt hat.


BODYMEDIA: Sollten wir in der Physio-branche unsere Einstellungsprozesse überdenken? Müssen diese professio­nalisiert werden?

Francisco J. Fiala: Der Personalaus­wahl wird häufig nicht die nötige Be­deutung beigemessen. Ich erlebe im­mer wieder Bewerbungsgespräche, in denen sich der Verantwortliche nicht einmal die Unterlagen angeschaut hat, also vollkommen unvorbereitet in das Gespräch geht. Das kann groteske Züge annehmen. Oft ist diesen Per­sonen gar nicht klar, wen genau sie suchen.  Bevor man in das Bewerbungsge­spräch geht, sollte man sich das be­wusst machen und im Team bespre­chen, ob sich eine Person gut einfügen könnte. Das hilft, Beurteilungsfehlern wie dem HALO-Effekt vorzubeugen. Dieser besagt, dass gewisse Merkmale eines Bewerbers so dominant wahrge­nommen werden, dass es auf andere Bereiche ausstrahlt und dadurch wei­tere Merkmale nicht in ausreichendem Maße zur Geltung kommen.  Man sollte die Personalsuche nicht als notwendiges Übel sehen, sondern sich die notwendige Zeit dafür nehmen und sich die Bedeutung und Konsequenz bewusst machen. Dann geht man mit der entsprechenden Haltung in den Prozess hinein. Eine der wichtigsten Voraussetzungen beispielsweise ist die Erstellung einer detaillierten Arbeits­platzanalyse mit konkreten Anforde­rungen. Hinzu kommt, dass viele junge Menschen, insbesondere Berufsein­steiger, nicht wissen, wo ihre wirklichen Fähigkeiten liegen. Diese könnten mit einem unternehmensspezifischen Eig­nungstest evaluiert werden.


BODYMEDIA: Bräuchte man besten­falls einen Mitarbeiter, der sich nur mit dem Thema Personal beschäftigt?

Francisco J. Fiala: Das wäre tatsäch­lich der Wunschgedanke, dass man eine Person hat, die sich beim The­ma Personal auskennt und das über­nimmt. Mit der Zeit sollte man sich eine Expertise im Recruiting aufbauen. Da­mit erhält der Praxisinhaber eine stra­tegische Unterstützung für die Planung des Unternehmenserfolges.


BODYMEDIA: Welche Formen des Recruitings würden Sie Physiopraxen empfehlen?

Francisco J. Fiala: Mittel- und lang­fristig wird man da nicht um ein transparentes Employer Branding he­rumkommen. Wer in Marke, Unterneh­menskultur, Strukturen und Prozesse investiert, schafft eine gute Grundlage. Die Kommunikation sollte wertschät­zend, respektvoll, offen und vor allem klar sein. Es macht auf jeden Fall Sinn, da über den Tellerrand hinauszuschau­en und Branchen in den Blick zu neh­men, die da schon weiter sind. Für Ein­zelunternehmen ist das natürlich etwas herausfordernder. Aber damit werden Unternehmen langfristig ihre Zukunft gestalten können. Weiter geht es mit dem nachhaltigen Aufbau, der Förderung und Entwick­lung eigens entdeckter Talente. Darü­ber hinaus sollten die Prozesse im Aus­wahlverfahren standardisiert werden.


BODYMEDIA: Lohnt es sich, auf Be­werber zu setzen, die sehr motiviert sind, dafür aber vielleicht etwas weni­ger Know-how mitbringen, oder ist es nachhaltiger, auf Personen mit mehr Kompetenz zu vertrauen?

Francisco J. Fiala: Lassen Sie es mich so sagen: Motivation ist alles. Viele Kompetenzen kann man sich aneig­nen. Aber auch hier stellt sich die Fra­ge, welche Kompetenzen ich an wel­cher Stelle und zu welchem Zeitpunkt benötige.

 
BODYMEDIA: Nun ist es ja so, dass es immer wieder Mitarbeiter gibt, die das Unternehmen mit ihrer Präsenz am ersten Arbeitstag überraschen. Solche Beispiele zeugen von wenig Wertschät­zung. Wieso passiert so etwas immer wieder?

Francisco J. Fiala: Das ist natürlich eine schwierige Situation. Der erste Eindruck ist dann erst einmal negativ. Besser für beide Seiten wäre es, mit ihm ab der Vertragsunterzeichnung kontinuierlich in Kontakt zu bleiben. Ihm mitzuteilen, dass man Dinge für ihn vorbereitet – ihm also das Gefühl gibt, dass man sich auf ihn freut und somit eine Wertschätzung von Anfang an demonstriert. Das wird natürlich umso einfacher, wenn man eine Person be­schäftigt, die sich um solche Prozes­se kümmert. Wenn alles der Inhaber machen muss, kann das leider schnell untergehen. Darüber hinaus macht es Sinn, die nächsten Wochen und Mo­nate des Mitarbeiters vorauszuplanen, sodass man nicht jeden Tag wieder neue Aufgaben finden muss. Denn auch das wirkt sich kontraproduktiv auf ein vertrauensvolles Arbeitsverhältnis aus.


BODYMEDIA: Sollten wir der Person in diesem Prozess mehr Wertschät­zung zeigen?

Francisco J. Fiala: Unbedingt. Ich bin davon überzeugt, dass die meis­ten Mitarbeiter Leistungsträger werden können, wenn man sie entsprechend befähigt und zum richtigen Zeitpunkt an der richtigen Stelle einsetzt. Solange der Arbeitsmarkt positiv be­setzt ist, geht man mit Mitarbeitern um wie mit Ressourcen. Wer nicht funktio­niert, wird ausgetauscht. Wobei das in der Physiobranche sicherlich besser ist als in anderen Branchen. Sobald man größere Schwierigkeiten bekommt, Mitarbeiter zu finden, also die Bewer­bungen ausbleiben oder eine hohe Fluktuation im Unternehmen herrscht, ist es an der Zeit, sich zu fragen, ob es nur am Arbeitsmarkt oder auch am Unternehmen selbst liegen könnte. Auch der wirtschaftliche Schaden ist immens, auch wenn es faktisch nicht immer nachvollziehbar ist. Das Personalwesen ist die Hygiene für das Unternehmen. Wer da nicht aktiv bleibt, wird es immer schwerer haben, geeignetes Personal zu finden und zu binden.


BODYMEDIA: In der Physiobran­che arbeitet man ja eher dezentral. Das Team ist nicht immer vollständig vor Ort und auch die Führungskräf­te sind nicht immer greifbar. Hält das noch mal andere Herausforderungen in Bezug auf die Mitarbeiterintegration bereit?

Francisco J. Fiala: Hier kommt es wie­der auf eine vertrauensvolle Kommuni­kation und gut abgestimmte Strukturen und Prozesse an. Der Inhaber sollte diese Kommunikation durch andere Mitarbeiter ermöglichen. Wenn da ein offener und vertrauensvoller Austausch praktiziert wird, dann kann das durch­aus funktionieren. In der Regel sind Mitarbeiter unter bestimmten Voraus­setzungen gerne bereit, Verantwortung zu übernehmen.


BODYMEDIA: Welche Erwartungen sollten bei einem neuen Mitarbeiter er­füllt werden?

Francisco J. Fiala: Vor allem Auf­merksamkeit, Wertschätzung und ein transparenter Umgang. Ganz wichtig ist es, ihm eine Ansprechperson an die Seite zu stellen. Und dann nicht nur irgendjemanden, sondern bestenfalls einen Mitarbeiter, der mit ihm auf einer Wellenlänge sein könnte. Das vermittelt dem neuen Mitarbeiter gleich ein gutes Gefühl. Gut wäre es außerdem, wenn man plant, was man die nächsten Mo­nate mit dem Mitarbeiter vorhat, also welche Aufgaben man ihm übertragen möchte. Die Einarbeitung ist enorm wichtig, auch für die Bindung an das Unternehmen, dafür sollte man ausrei­chend Zeit einplanen.

Ein Punkt, der dabei immer wieder übersehen wird, ist die Vermittlung ei­ner Fehlerkultur. Der neue Mitarbeiter darf gerne früh lernen, dass er Fehler machen bzw. offen damit umgehen darf. Je transparenter damit umge­gangen wird, desto effizienter können diese auch behoben werden und der gesamten Organisation somit zu einem Qualitätssprung verhelfen. Denn letzt­lich geht es darum, als Team besser zu werden. Wer den neuen Mitarbeiter zudem an themenübergreifenden Mee­tings etc. teilhaben lässt, entwickelt aus ihm heraus vielleicht sogar Fähig­keiten, von denen keiner wusste, dass er sie hat. Eine hohe Transparenz ist außerdem ziemlich hilfreich.


BODYMEDIA: Vieles von dem, über das wir gesprochen haben, kann ei­gentlich jedes Unternehmen umsetzen. Aber so einfach ist es sicher nicht. Wo liegen hierbei die Stolpersteine?

Francisco J. Fiala: Es ist sicher auch eine Frage der Priorisierung. Wenn ich als Praxisinhaber sage, dass mir mein Equipment das Wichtigste ist, werde ich eher weniger Zeit für meine Mitarbeiter aufwenden. Allgemeiner gesprochen hängt es aber sicherlich auch damit zusammen, dass Perso­nal bisher nie so richtig als Kompe­tenzzentrum anerkannt wurde. Viele glaubten, diese Fähigkeit bereits zu besitzen. Leider trifft das nicht in jedem Fall zu. Und insbesondere in kleineren Unternehmen fällt es schnell mal unter den Teppich. Ich bin davon überzeugt, dass es den Unternehmern, die sich mit diesem Thema wirklich beschäf­tigen, viel Lebensqualität gibt, nicht nur weil funktionierende Strukturen vorhanden sind, sondern weil das Un­ternehmen auch krisensicherer wird. Selbst der Weggang eines Leistungs­trägers kann dann leichter kompensiert werden.


BODYMEDIA: Vielen Dank für das interessante Gespräch!

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Francisco Javier Fiala

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